En la organización de eventos no hay segundas oportunidades, la calidad en su ejecución dejará un recuerdo imborrable de tu marca en la mente de los consumidores.
Un evento exitoso depende de muchos factores y requiere de una cuidadosa planificación antes, durante y después del mismo.
Lo esencial es que primero definas cuál es tu objetivo y quiénes conforman el público al que te quieres dirigir, porque de ello dependerán muchas de tus decisiones y estrategias de mercadotecnia.
Después, es importante que cuides su ejecución para tener como resultado una buena experiencia para los asistentes y, por último, debes medir los resultados.
Paso a paso hacia el éxito
Para que consigas un buen posicionamiento de marca en los eventos que patrocinas, estos son los pasos a seguir en su organización:
Antes
- Definir el objetivo, la audiencia meta y los parámetros para medir resultados. ¿Qué quieres lograr, entre qué público y cómo medirás el éxito del evento?
- Elegir un evento con fecha y el lugar apropiados. Cuándo realizarlo depende del tipo de evento, pero busca alejarte de aquellos que caen en feriados o periodos vacacionales, pues eso restaría asistencia. Las dinámicas que desees realizar y los recursos necesarios deberás adaptarlos a las instalaciones donde se llevará a cabo, como activaciones BTL, equipamiento técnico y número de personal de staff.
- Decide si la organización la realizarás internamente o contratarás a una empresa que preste este servicio. En el primer caso, debes contar con colaboradores comprometidos, entusiastas y responsables que garanticen una buena producción y ejecución. En el segundo, necesitas entablar una buena comunicación con tu proveedor para que comprenda tus necesidades y los valores que deseas transmitir para que todo salga a pedir de boca.
- Crea cronogramas donde especifiques las tareas a realizar, los responsables de cada una y su fecha límite. Será más fácil dar seguimiento a la organización ya sea que la realices internamente o la delegues externamente.
- Sé creativo al planear las actividades durante el evento y asegúrate de que la experiencia resulte memorable para tu público meta y, sobre todo, que transmita fielmente la identidad y valores de tu marca.
- Contacta a los conferencistas o artistas que se presentarán con suficiente tiempo para que sepan de tu participación y que estarás apoyándolos como patrocinador del evento.
- Busca alianzas con organizadores o eventos que reflejen tus valores y puedan aportar valor a tu marca.
- Elabora un presupuesto inicial que considere los gastos básicos, como renta del equipo, materiales, honorarios de edecanes, banquete o coctel, etc. Y añade un rubro para imprevistos, que siempre los hay.
- Consigue pases al evento que puedas entregar a algunos invitados únicos para tu marca y envíalas de una manera creativa, que los haga sentir especiales.
- Establece una fecha límite de confirmación de tus invitados especiales para que tengas tiempo de definir los últimos detalles de acuerdo al número de interesados.
Durante
- Revisa poco antes del inicio que el lugar esté preparado y el equipo funcione a la perfección.
- Reúne a los voluntarios o personal para que confirmes que entienden cuáles son sus tareas.
- Que tus activaciones o montajes estén listos a tiempo para captar la atención de los asistentes desde el inicio.
- Invita a los asistentes a usar sus redes sociales para compartir su experiencia en vivo.
- Haz fotos y videos y publícalos en las cuentas de redes sociales de tu marca.
Después
- Da seguimiento a los leads que hayas creado durante el evento.
- Agradece a los asistentes y organizadores, e invítalos a compartir sus experiencias en las redes sociales.
- Revisa el contenido que se haya publicado en internet o prensa sobre tu participación como patrocinador del evento.
- Mide los resultados según los parámetros establecidos y el objetivo planteado.
Para asegurar que estás cubriendo todos los frentes en la organización y ejecución, revisa este check list básico:
Errores que debes evitar
Planear y organizar es la clave, pero también es útil que tengas en mente los errores más comunes que pueden arruinar tu participación como patrocinador de un evento para que los evites a toda costa:
- Cobrar a los invitados y asistentes por participar en tus activaciones o dinámicas.
- Enfocarte en promover tu marca sin considerar la experiencia de los asistentes.
- Economizar a costa de la calidad de la satisfacción de los asistentes.
- Desentenderte por completo de la ejecución, aun cuando la dejes en manos de profesionales.
- Improvisar sobre la marcha el día del evento. Siempre considera un Plan B por si alguna cosa falla.
Una última recomendación: Si planeas realizar activaciones virtuales, asegúrate de que la sede del evento cuente con buena recepción de datos de las diferentes compañías celulares.
Resultaría frustrante invitar a los asistentes a compartir su experiencia en tiempo real con un hashtag alusivo al evento y que no pudieran conectarse a internet.
Si te interesa el patrocinio de eventos, acude con los profesionales. Grupo Acir es experto en la realización de eventos y comparte con sus patrocinadores el escenario para que sus marcas vivan en el escenario y hagan vibrar el evento. Aprovecha su experiencia y know-how para que tu evento tenga el éxito que esperas.
